In ihrer erst kürzlich veröffentlichten Studie “Kollaboration”, setzt sich die STAUFEN AG mit dem Thema Zusammenarbeit auseinander. Wo liegen die Probleme und wie hat sich die Pandemie auf die unternehmensinterne Kommunikation ausgewirkt? 
Wir haben sie uns durchgelesen und uns auch selbst ein paar Gedanken zu dem Thema gemacht.  

ERFOLGSFAKTOR ZUSAMMENARBEIT 

Wenn sich der Wind dreht, muss die Mannschaft wissen, was zu tun ist.  

Eine Regatta als Sinnbild für gelungene Kooperation. Das Team aufeinander eingespielt. Die dynamischen Bedingungen von Wind und Wellen erfordern Flexibilität und schnelles Handeln. Dieses Bild kann auf Unternehmen übertragen werden, denn auch dort hängt das Gesamtergebnis von einem koordinierten Zusammenspiel aller Mitarbeitenden ab. 

Mit unserer Studie „Kollaboration“ sind wir dem Erfolgsfaktor Zusammenarbeit tiefer auf den Grund gegangen: Wir waren neugierig, wie Unternehmen in schwierigen Zeiten Zusammenarbeit organisieren, um auf Kurs zu bleiben. Dafür befragten wir in Zusammenarbeit mit Valuestreamer im Frühjahr 2021 326 deutsche Unternehmen. Für einen internationalen Quervergleich haben sich zusätzlich Firmen aus China, Brasilien und Central Eastern Europe an der Umfrage beteiligt. 

Dabei haben wir 7 Key Insights identifiziert: 

  

1. Belastungsprobe Corona
   Kantinen und Kaffeeküchen fallen als Kommunikationszentralen aus. Der kurze Ruf über den Schreibtisch oder der spontane Gang ins Nachbarbüro lassen sich virtuell offenbar nur schwer ersetzen. Das Ergebnis: Fehlender informeller Austausch
2. Die Krise als Katalysator
   Schon vor der Krise wurde zu wenig und vor allem nicht mit jedem gesprochen. Diese Versäumnisse fallen den Betrieben nun auf die Füße.
3. Megatrends, Meetings, Mail-Flut
   Megatrends wie Digitalisierung, Internationalisierung und Individualisierung verändern schon seit Jahren die Formen der Zusammenarbeit. Allerdings nicht immer zum Besseren: Mitarbeiter gehen oft in einer Flut an E-Mails unter.
4. Schlüsselfaktor Führungskräfte
   Damit der Bedarf an digitalen Tools gehoben werden kann, bedarf es eines Kulturwandels.
    
5. Digitalisierungspotential Nutzen
   Noch endet in zu vielen Unternehmen die digitale Unterstützung der Zusammenarbeit bei reinen Kommunikationstools wie Teams, Zoom und Co. 
6. Im Blick behalten 
   Kennzahlen wie Effizienz, Kosten, Qualität, Kundenzufriedenheit und Innovationskraft schwächeln spürbar aufgrund von schlechter Zusammenarbeit.
7. Chefsache Kollaboration  Kollaboration muss zur Chefsache werden. Die in der aktuellen Krise von vielen Unternehmen gemachten positiven Erfahrungen, alte Strukturen aufzubrechen und Zusammenarbeit neu zu denken, bilden dafür einen idealen Ausgangspunkt. 

Unser Kommentar: Es mangelt nicht an der Quantität, sondern an der Qualität des Informationsaustausches.  

Viele Unternehmen leiden unter der andauernden Corona-Pandemie. Neben Verzögerungen in Lieferketten, dem teilweisen Rückgang der Nachfrage und der damit einhergehenden Verunsicherung in der Planung, ist die erschwerte Kommunikation innerhalb der Unternehmen eines der zentralen Probleme, mit denen sich selbige konfrontiert sehen – und vielleicht das schwerwiegendste.   
71 %  aller Unternehmen geben an, dass bei ihnen die Zusammenarbeit bedingt durch die Coronapandemie konkret leidet. 
 
Schaut man genauer hin, wird eines deutlich: Das Hauptproblem ist ein mangelhafter Informationsfluss. Als größtes Einzelproblem kann hierbei der fehlende informelle Austausch identifiziert werden – Kantine und Kaffeküche fallen als Kommunikationszentralen aus. Etwas dahinter auf dem zweiten Platz wird ein ganz allgemeiner Mangel an Kommunikation als eine der größten Blockaden für gute Zusammenarbeit beklagt.

Quelle: Staufen Studie Kollaboration 2021

Doch wird wirklich zu wenig kommuniziert? In den weiteren Ergebnissen der Studie wird eines deutlich – nicht die Quantität, sondern die Qualität der Kommunikation ist das eigentliche Kernproblem. 

Obgleich ein Mangel an Kommunikation beklagt wird, scheint es so, als sei ein großer Teil der Kommunikation, die tatsächlich stattfindet, überflüssig oder ineffizient. Mehr als die Hälfte aller Unternehmen gab an, dass Meetings ohne Ergebnis oder konkreten Arbeitsauftrag enden, fast genauso viele stellten fest, dass viele Meetings schlichtweg überflüssig seien.  

Quelle: Staufen Studie Kollaboration 2021

E-Mail-Flut Statt gezielter Kommunikation

Ein ähnliches Bild zeichnet sich bei einem anderen, in vielen Unternehmen zentralen Kommunikationsmittel. 70% gaben an, dass sie ein hohes E-Mail-Aufkommen an große Verteiler zu verzeichnen haben. Obwohl die Studie an dieser Stelle Fragen offen lässt, impliziert diese Formulierung zumindest, dass auch hier ein beträchtlicher Teil der Unternehmen ineffizient kommuniziert und Mitarbeiter potentiell mit unverhältnismäßigem Kommunikationsaufwand überfordert. 

Quelle: Staufen Studie Kollaboration 2021

Die Pandemie als Katalysator für die unternehmensinterne Digitalisierung 

Probleme, die vor der Pandemie im Büro unkompliziert per Zuruf gelöst werden konnten verlangen nun mehr Kapazitäten – oder intelligente Lösungen. Dieses Bewusstsein wird auch innerhalb der Unternehmen immer größer. Obgleich erst jedes dritte Unternehmen digitale Tools zum Prozess- und Projektmanagement nutzt, geben fast dreiviertel an den Einsatz digitaler Tools aktiv auszubauen. Die Pandemie hat vielen Unternehmen verdeutlicht, dass es einiges nachzuholen gibt und wird zum Katalysator für die unternehmensinterne Digitalisierung. Es wird noch mehr Zeit und Arbeit brauchen bis diese Tools effizient in den Arbeitsprozess integriert sein werden, aber Das Rad wird sich nicht zurückdrehen lassen. Unternehmen, die sich der Herausforderung stellen und sie meistern, werden auf lange Sicht effizienter, agiler und auch resilienter sein. Der Erfolgsfaktor Zusammenarbeit wird sich nur durch die effiziente Implementierung digitaler Tools sicherstellen lassen.

Quelle: Staufen Studie Kollaboration 2021

Quelle: Staufen Studie Kollaboration 2021