Erfolgreich virtuell zusammenarbeiten – gelingt das?
- On 30. Dezember 2020
Die Rahmenbedingungen haben sich geändert, die Ziele bleiben gleich
Präsenztermine, gemeinsame Mittagessen in der Kantine, der tägliche Weg ins Büro – das war einmal. Innerhalb weniger Tage wurde die Zusammenarbeit auch in unserem Unternehmen komplett auf den Kopf gestellt und ohne Vorwarnung der Schalter von analog auf digital umgestellt. Obwohl wir bereits Erfahrung mit der Nutzung digitaler Tool wie Teams, Slack oder Trello hatten, waren wir es nicht gewohnt, ausschließlich remote miteinander zu arbeiten. Hinzu kam, dass der Kern unserer Arbeit bis Anfang März in der Schaffung eines sprichwörtlichen physischen Raumes lag, also dem Zusammenbringen unterschiedlichster, unternehmens- und branchenübergreifender Experten, die eben gerade davon profitieren, ganz real an einem Tisch zu sitzen und gemeinsam intensiv zu arbeiten.
Unsere konkreten Herausforderungen waren es deshalb:
- Eigene Arbeitsprozesse komplett auf die virtuelle Zusammenarbeit umzustellen.
- Unsere Projektarbeit ins virtuelle Umfeld zu transferieren.
Nach über neun Monaten intensiver Projektarbeit, einer steilen Lernkurve, einigen Rückschlägen und viel persönlichem Engagement unseres gesamten Teams ist das unser Fazit:
Routinen etablieren und nicht überfordern
Der Erfolg des virtuellen Zusammenarbeitens entsteht durch etablierte Strukturen, einem hohen Maß an Disziplin, einem individuellen Set an virtuellen Tools und nicht zuletzt Spaß bei der gemeinsamen Arbeit.
- Disziplin ist das A und O
Meetings aus unbekannten Gründen abgesagt? Zu spät oder gar nicht teilgenommen? Protokolle, Reviews und Arbeitsergebnisse nicht geteilt? Mikrofon nicht deaktiviert, wenn ein anderer spricht? Damit genau das nicht passiert, gibt es bei uns eine Meetingkultur aus, die von gegenseitigem Respekt zollt und verbindlich für alle ist. - Die passende Plattform finden
Wir haben uns ausgiebig über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Dienste informiert. Bewährt hat sich bei uns die Kombination einer Projektmanagementsoftware wie Trello oder Jira mit einem Channel für direkte Kommunikation wie zum Beispiel Slack oder Teams. - Abläufe dokumentieren
Neben der Erabeitung von Abläufen steht deren Dokumentation und Etablierung im Team. Bewährte Prozesse müssen festgehalten werden, damit auch neue Teammitglieder schnell einsteigen können und der Onboarding-Prozess erleichtert wird. Wir hinterfragen Abläufe dabei regelmäßig, um sie als Team zu verbessern – so fühlen sich auch alle eingebunden. - Meetings collaborativ gestalten
Damit unsere Meetings möglichst effizient und zielführend sind, arbeiten wir auch hier zusammen. Nur wer aktiv eingebunden ist, denkt auch aktiv mit. Je abwechslungsreicher die Meetingsstruktur und je intensiver die Zusammenarbeit, desto besser für`s Ergebnis. Wichtig ist für jedes Meeting übrigens eine klare Agenda sowie eine eindeutige Themen- und Zielbeschreibung sowie genügend Zeit für die Vor- und Nachbereitung.
Den richtigen Umgang fördern
Der virtuelle Raum verträgt weder Ironie noch Annahmen oder Vermutungen. Um Missverständnisse zu vermeiden und das Teamgefühl sowie die Motivation zu erhalten, sollte auf eine klare Ausdrucksweise, genügend Redezeit und die Möglichkeit für Rückfragen geachtet werden. Das hat sich bei uns bewährt:
- Skill-Sharing-Sessions
In Video-Meetings teilt ein Teammitglied seine Expertise in Form eines kleinen Vortrags zu einem bestimmten Thema. Nach diesem Input kann eine gemeinsame Diskussion stattfinden. Das vermittelt Wissen, eröffnet Einblicke in andere Arbeitsbereiche und fördert den Austausch zwischen Kollegen. - Smiley und Co.
Freundliche und empathische Kommunikation ist das A und O für gemeinsamen Erfolg. Da geschriebene Sprache einen gewissen Interpretationsspielraum lässt, sind Smileys ein gutes Mittel, Emotionen zu vermitteln und Missverständnissen vorzubeugen. Also bitte auch mal online lächeln, Beifall klatschen oder einfach sagen, was man gut fand. - Freundlich, direkt und immer wertschätzend
Kritik äußern ist nie leicht und bedarf einer gewissen Übung und Moderation. Es hift, nie persönlich zu werden und immer konkret und mit Bezug zum Ziel des jeweiligen Projektes, Sprints oder Auftrages zu argumentieren sowie auch hierfür den entsprechenden Rahmen zu schaffen, damit sich das Team sachbezogen austauschen kann und keiner sein Feedback „zwischendurch“ loswerden muss.
Den virtuellen (Home)Office-Alltag bewusst gestalten
Ein Vorteil im Büroleben sind die Routinen. Arbeitszeit, Mittagspause, Feierabend – bei der ortsunabhängigen Zusammenarbeit fehlt häufig diese gleichbleibende Taktung. Strukturen sind für ein produktives Arbeiten und ein gelungenes Miteinander aber sehr hilfreich und lassen sich auch remote etablieren:
- Routinen etablieren
Ein Vorteil im Büroleben sind die Routinen. Arbeitszeit, Mittagspause, Feierabend – bei der ortsunabhängigen Zusammenarbeit fehlt häufig diese gleichbleibende Taktung. Strukturen wie Montagsrunden, ein virtueller Feierabend und tägliche Stand-Ups haben sich bei uns als sehr wertvoll herausgestellt. Sie sind für ein gelungenes Miteinander hilfreich und lassen sich auch remote etablieren. - „Kaffeeklatsch“ und Austausch einplanen
Ein paar Minuten vor, nach oder zwischen den Meetings reichen schon. Plant diese Zeit bewusst ein und fördert den Austausch durch entsprechende Fragen. Wir haben beispielsweise einmal wöchentlich eine feste, gemeinsame Mittagspause. Hier kann man gemeinsam spielen, Bilder austauschen oder sich über die neueste Serie auf Netflix, Pläne „Post-Corona“ oder auch das berühmt-berüchtigte Wetter unterhalten.
Virtuelle Co-Innovation – so gehen wir an Projekte heran
Co-Innovation ist unser Steckenpferd. Trotz der Corona-bedingten Einschränkungen war es für uns also essenziell, hier schnellstmöglich wieder ins Arbeiten zu kommen. Die Herausforderung bestand vor allem in folgenden Punkten:
- Teilnehmer emotional einzubinden
- Unterschiedliche Kompetenzen schnell herauszufinden und für das Team zu nutzen
- Für jeden einen entsprechenden Zugang zu schaffen
- Die Teamarbeit vorausschauend, aber dennoch mit genügend Flexibilität zu planen
Und mit diesen Grundsätzen – die die oben genannten ergänzen – haben wir die Arbeit letztendlich umgesetzt:
Flexibel bleiben – das perfekte Tool gibt es nicht
Zoom, GoToMeeting, Microsoft Teams. Wer mit verschiedenen Partnern zusammenarbeit muss aufgrund der Restriktionen seiner Patner oft kreativ sein und umdenken können. Wenn man das akzeptiert, lernt man, dass viele Tools ihre eigenen Vorteile haben und kann sie für das Projekt nutzen.
Viel bringt nicht viel
Nach zahlreichen Workshops haben wir festgestellt: Klar getrennte Module, keines länger als 90 Minuten, maximal drei Module an einem Tag. Und ganz wichtig: Pausen, Ablenkung für den Kopf und Teambuilding, denn das alles geht gut moderiert auch virtuell.
Übung macht den Meister
Bevor die gemeinsame Arbeit losgeht, gibt es eine Einführung in Tools, Technik und Spielregeln.
Moderation heißt nicht technischer Support
Wir trennen den technischen Support mittlerweile klar vom inhaltlichen Moderationspart. Das erleichtert die Zusammenarbeit und „Problembehandlung“.
Methodische Prozesse fördern Ergebnisse
Die Vorbereitung virtueller Projekte ist aufwändig. Bei neuen Teams ist ein intensives Teambuilding und Onboarding notwendig. Die Visualisierung von Gesamt- und Etappenzielen, Prozessen, Arbeitspaketen, Zwischenergebnissen sowie eine regelmäßige Bewertung und Platz für Feedback sind motivierend für alle.
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Luisa Göhler
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